Политика защиты и обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика Общества с ограниченной ответственностью «Эллевин» (далее – «Общество») в отношении обработки персональных данных разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Общество с применением средств автоматизации и без применения таких средств.

1.3. Политика определяет права и обязанности руководителей и работников Общества, порядок использования персональных данных в служебных целях, а также порядок взаимодействия по поводу обработки и защиты персональных данных. Политика обязательна к исполнению всеми работниками Общества, имеющими доступ к персональным данным.

1.3. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Общества как до, так и после утверждения настоящей Политики.

1.4. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Общества https://ellaj.ru (далее – Сайт)

2. Термины и принятые сокращения

Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения – это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:

• сбор;
• запись;
• систематизацию;
• накопление;
• хранение;
• уточнение (обновление, изменение);
• извлечение;
• использование;
• передачу (предоставление, доступ);
• распространение;
• обезличивание;
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение.

Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится
невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку, информационных технологий и технических средств.

Защита персональных данных – деятельность, направленная на предотвращение утечки защищаемых персональных данных, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемые персональные данные.

3. Порядок и условия обработки и хранение персональных данных

3.1. Обработка персональных данных осуществляется Обществом в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

3.2. При обработке персональных данных Общество руководствуется:

• Конституцией Российской Федерации;
• Гражданским кодексом Российской Федерации;
• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
• Приказом Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 18.02.2013 г. № 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 г. № 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
• Уставом Общества;
• Настоящей Политикой.

3.3. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.4. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

3.5. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, может быть предоставлено Обществу:

• непосредственно;
• с использованием информационной системы уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

3.6. Общество осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.

3.7. К обработке персональных данных допускаются работники Общества, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.

3.8. Обработка персональных данных осуществляется путем:

• получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно с согласия субъекта персональных данных на обработку или распространение его персональных данных;
• внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Общества;
• использования иных способов обработки персональных данных.

3.9. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3.10. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Социальный фонд и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

3.11. Общество принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

• определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
• принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
• назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Общества;
• создает необходимые условия для работы с персональными данными;
• организует учет документов, содержащих персональные данные;
• организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
• хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
• организует обучение работников Общества, осуществляющих обработку персональных данных.

3.12. Общество осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором или соглашением.

3.13. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно телекоммуникационной сети интернет, Общество обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.

3.14. Категории персональных данных, цель их обработки и субъекты

3.14.1. Для осуществления Обществом предпринимательской деятельности путем реализации товаров и услуг с использованием Сайта, в том числе для целей:

• регистрации и обслуживания аккаунта (личного кабинета) клиента на Сайте;
• информирования клиента о товарах и услугах, а также о проводимых акциях, конкурсах и иных стимулирующих мероприятиях;
• улучшение пользовательского взаимодействия с сайтом и повышения комфорта его использования, в том числе формирования наилучшей подборки или списка товаров в соответствии с предпочтениями пользователя;
• реализации клиенту товаров и услуг;
• проведения рекламных акцией, организации конкурсов, розыгрышей и иных стимулирующих мероприятий (в том числе определение победителей, доставка призов);
• участия клиента в программах лояльности;
• предоставления клиентам возможности оставлять отзывы на Сайте, а также возможности ознакомления с отзывами других клиентов;
• обеспечения связи с клиентом, установления с клиентом обратной связи, в том числе предоставления клиенту возможности направления уведомлений, сообщений, запросов и информации, касательно использования Сайта и возможности приобретения товаров на Сайте, предоставления клиентам возможности получения клиентской поддержки по телефону горячей линии и по электронной почте;
• направления клиентам информационных сообщений о товарах и услугах, о мероприятиях, организуемых Обществом, о товарах, работах, услугах партнеров Общества и третьих лиц;
• проведения Обществом опросов и маркетинговых исследований через Сайт и клиентские службы Общества;
• использования cookies для идентификации зарегистрированных пользователей Сайта, ведения статистики о пользователях Сайта и их запросах, подсчета количества посетителей Сайта и оценки технических возможностей Сайта;
• проведения Обществом статистических и иных исследований через Сайт и клиентские службы Общества на основе обезличенных данных, формирование статистической отчетности

Категории субъектов персональных данных

• посетители Сайта;
• зарегистрированные пользователи Сайта;
• физические лица
• клиенты Общества, приобретающие у Общества товары и услуги, в том числе с использованием Сайта;
• представители и работники юридических лиц – клиентов Общества.

Категории и перечень персональных данных:

• фамилия, имя, отчество (указанные вместе или по отдельности);
• адрес электронной почты (e-mail);
• город проживания;
• место работы, должность;
• данные из файлов cookies, пользовательские данные (IP-адрес; тип используемого устройства; операционная система устройства и тип браузера; источник захода на сайт и информация поискового или рекламного запроса; пользовательские клики; просмотры страниц, заполнения полей; показы и просмотры баннеров и видео; параметры сессии; данные о времени посещения; идентификатор пользователя, хранимый в cookies; данные, характеризующие аудиторные сегменты). Сбор указанных данных может осуществляться в том числе с использованием метрических программных средств;
• иная информация, относящаяся к личности клиента/пользователя, которую клиент/пользователь пожелает оставить на Сайте

3.14.2. Для оформления и регулирования Обществом трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений, в том числе для целей:

• привлечения и отбора кандидатов на замещение вакантных должностей и их учета в кадровом резерве;
• ведения кадровой работы и организации учета работников Общества; –
•  оформления Обществом трудовых отношений и иных, непосредственно связанных с ними отношений;
• обеспечения выполнения работниками трудовых обязанностей (трудовой функции);
•  обеспечение контроля количества и качества выполняемой работы;
• расчета заработной платы работников Общества;
• направления работников Общества в командировки;
• обеспечения возможности прохождения работниками Общества внутреннего и внешнего обучения;
• исполнения Обществом трудового и налогового законодательства, ведения бухгалтерского и налогового учета, организации архивного хранения, предоставления информации в государственные и муниципальные органы Российской Федерации в порядке, предусмотренном действующим законодательством;
• исчисления и уплаты предусмотренных законодательством РФ налогов, сборов и взносов на обязательное социальное и пенсионное страхование;
• предоставления сведений в банковские организации для оформления банковской карты и/или перечисления заработной платы;
• предоставления информации в медицинские учреждения, страховые компании;
• предоставления субъектам персональных данных социального пакета и льгот;
• обеспечения пропускного режима;
• обеспечения личной безопасности субъектов персональных данных;
• обеспечения сохранности имущества Общества.

Категории субъектов персональных данных

• физические лица, состоящие с ООО «Эллевин» в трудовых отношениях;
• физические лица, уволившиеся из ООО «Эллевин»;
• физические лица, являющиеся кандидатами на работу;
• физические лица, являющиеся родственниками работников Общества
• физические лица, состоящие с ООО «Эллевин» в гражданско-правовых отношениях.

Категории и перечень персональных данных:

• фамилия, имя, отчество (указанные вместе или по отдельности);
• дата и место рождения;
• сведения о гражданстве;
• адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического пребывания;
• паспортные данные (серия и номер паспорта, кем и когда выдан);
• ИНН;
• номер СНИЛС;
• банковские реквизиты;
• сведения об образовании, о квалификации, о присвоении ученой степени;
• сведения, содержащиеся в трудовой книжке
• сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы;
• сведения о доходах с предыдущих мест работы;
• сведения о доходах работника у Общества;
• сведения о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности работника у Общества;
• данные иных документов, которые были предъявлены субъектом персональных данных при заключении трудового договора или в период его действия;
• данные о воинском учете и сведения, содержащиеся в документах воинского учета;
• семейное положение, состав семьи (Ф.И.О. родственников, степень родства, дата рождения, контактные данные родственников);
• фото- и видеоизображения;
• сведения о личных и деловых качествах, носящие оценочный характер;
• иная информацию, относящаяся к личности субъекта персональных данных, которую указанное лицо пожелает предоставить Обществу.

3.14.3. Для осуществления Обществом административно-хозяйственной деятельности, в том числе:

• заключения и исполнения договоров с контрагентами;
• организации пропускного режима на территорию Общества;
• рекламирования Общества и его товаров и услуг;
• представления интересов Общества в государственных органах и органах местного самоуправления.

Категории субъектов персональных данных

• представители и работники юридических лиц
• контрагентов и клиентов Общества;
• лица, с которыми у Общества заключены договоры гражданско-правового характера;
• представители государственных органов и органов местного самоуправления; 
• посетители территории Общества; иные лица, каким-либо образом взаимодействующие с Обществом в рамках осуществления Обществом хозяйственной деятельности.

Категории и перечень персональных данных:

• фамилия, имя, отчество (указанные вместе или по отдельности);
• контактный телефон;
• адрес электронной почты (e-mail);
• паспортные данные (серия и номер паспорта, кем и когда выдан паспорт);
• дата рождения;
• место работы, должность;
• реквизиты доверенностей;
• город проживания;
• адрес для корреспонденции;
• иная информация, относящаяся к личности субъекта персональных данных, которую данное лицо предоставит Обществу.

3.15. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

3.16. Хранение персональных данных.

3.16.1. Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

3.16.2. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.

3.16.3. Персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.

3.16.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих Персональные данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках).

3.16.5. Хранение Персональные данные в форме, позволяющей определить субъекта Персональных данных, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

3.17. Уничтожение Персональных данных.

3.17.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих Персональные данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.

3.17.2. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.

3.17.3. Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей. Персональные данные

4. Защита персональных данных

4.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Обществом создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.

4.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.

4.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.

4.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту Персональных данных.

4.5. Основными мерами защиты Персональных данных, используемыми Обществом, являются:

4.5.1. Назначение лица, ответственного за обработку Персональных данных, которое осуществляет организацию обработки Персональных данных, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите Персональных данных.

4.5.2. Определение актуальных угроз безопасности Персональных данных при их обработке и разработка мер и мероприятий по защите Персональных данных.

4.5.3. Разработка политики в отношении обработки персональных данных.

4.5.4. Установление правил доступа к Персональным данным

4.5.5. Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями.

4.5.6. Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.

4.5.7. Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.

4.5.8. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность Персональных данных и исключающих
несанкционированный к ним доступ.

4.5.9. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к Персональным данным и принятие мер.

4.5.10. Восстановление Персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие
несанкционированного доступа к ним.

4.5.11. Обучение работников Общества, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Общества в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.

4.5.12. Осуществление внутреннего контроля и аудита.

5. Основные права субъекта Персональных данных и обязанности Общества

5.1. Основные права субъекта ПД.

5.1.1. Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:

• подтверждение факта обработки Персональных данных Обществом;
• правовые основания и цели обработки Персональных данных;
• цели и применяемые Обществом способы обработки Персональных данных;
• наименование и место нахождения Общества, сведения о лицах (за исключением работников Общества), которые имеют доступ к Персональным данным или которым могут быть раскрыты Персональные данные на основании договора с Обществом или на основании федерального закона;
• сроки обработки Персональных данных, в том числе сроки их хранения;
• порядок осуществления субъектом Персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
• наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку Персональных данных по поручению Общества, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
• обращение к Обществу и направление ему запросов;
• обжалование действий или бездействия Общества.

5.1.2. Субъект персональных данных имеет право отозвать свое согласие на обработку пе

5.1.3. Обжаловать действия или бездействие Общества в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) или в судебном порядке в случае, если субъект персональных данных считает, что Общество осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы;

5.1.4. Защищать свои права и законные интересы, в том числе требовать возмещения убытков и/или компенсации морального вреда в судебном порядке.

5.1.5. Требовать устранения неправомерных действий Общества в отношение его персональных данных;

5.2. Обязанности Общества.

Общество обязано:

• при сборе Персональных данных предоставить информацию об обработке Персональных данных;
• в случаях если Персональных данных были получены не от субъекта Персональных данных, уведомить субъекта;
• при отказе в предоставлении Персональных данных субъекту разъясняются последствия такого отказа;
• опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки Персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите Персональных данных;
• принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты Персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения Персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
• давать ответы на запросы и обращения субъектов персональных данных, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным

6.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Обществом, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Обществом субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.

В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Запрос должен содержать:

• номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
• сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Обществом (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Обществом;
• подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

Общество отвечает на поступившие запросы субъектов персональных данных в порядке и в сроки, установленные Федеральным законом РФ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Право субъекта Персональных данных на доступ /к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

6.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Общество осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

В случае подтверждения факта неточности персональных данных Общество на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

6.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Общество осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.

6.4. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:

• иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
• Общество не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
• иное не предусмотрено другим соглашением между Обществом и субъектом персональных данных.

7. Заключительные положения

7.1. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов ООО «Эллевин» в области персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.2. Настоящая Политика вступает в силу с момента утверждения и действует бессрочно до принятия новой Политики.

7.3. Все изменения и дополнения к настоящей Политике должны быть утверждены Генеральным директором ООО «Эллевин».